Von Alice Greschkow 

Die Produktivität in Deutschland und anderen Industrieländern ist trotz immer größerer Verbreitung von effizienten digitalen Technologien am Stagnieren – woran liegt das? Immer größere Administrations- und Kommunikationsaufgaben lenken von der tatsächlichen Arbeit ab und zwacken wichtige Stunden für vertieftes Arbeiten ab – die Deutschen beklagen vor allem die E-Mail-Flut.

Die größten Zeitschlucker: Kommunikation, Dokumentensortieirung, E-Mails

Für eine Studie des Softwareunternehmens Asana befragte 10.000 Personen aus Deutschland, Großbritannien, den USA, Japan, Australien und Neuseeland über ihre Arbeitsgewohnheiten und maß diese. Das Ergebnis: weltweit nutzen Wissensarbeiter – also diejenigen, die Information auf- und bearbeiten – lediglich 27 Prozent ihrer Arbeitszeit für Arbeit in ihrem Fachgebiet. 60 Prozent der Zeit gehen für Organisation drauf – Kommunikation oder der Suche und Sortierung von Dokumenten. In Deutschland gaben 41 Prozent der Befragten an, dass das ständige Antworten auf E-Mails ihren Arbeitsprozess stört.

Das Ausmaß an Organisationsarbeit wurde dabei in allen Ländern geringer bewertet als es wirklich war – in Deutschland mutmaßten Arbeitnehmer, dass im Schnitt 32 Prozent ihrer Arbeitszeit für solche Tätigkeiten aufgebracht werden, die Australier und Neuseeländer lagen mit der Schätzung von 41 Prozent am nächsten am tatsächlichen Wert. Im Schnitt werden 13 Prozent der Arbeitszeit für Planung und Strategie genutzt.

Asana sieht – als Softwareanbieter für Arbeitsorganisation nicht ganz abwegig – die Automatisierung als große Chance für mehr Produktionszugewinne. Schließlich können zehn Prozent der Produktionsverluste auf Wiederholungen und Dopplungen im Arbeitsprozess zurückgeführt werden. Als weiteren Treiber für Produktionsverluste wird fehlende Klarheit der Arbeitsziele genannt – Mitarbeiter sind dadurch weniger engagiert.

Jenseits des Eigeninteresses von Asana seine Produkte als attraktiv zu vermarkten, ist die Studie eine Bestätigung von gängigen Beobachtungen: der Soziologe David Graeber merkte in seiner These zu „Bullshit Jobs“ an, dass viele Arbeitsplätze Zeitverschwendung sind – unter anderem, weil kein tatsächlicher Mehrwert geleistet wird, sondern man in administrativer Arbeit gefangen ist. IT-Wissenschaftler Cal Newport forderte in seinem Buch „Deep Work“ hingegen für ein Ende der E-Mails und Zeit für vertieftes und konzentriertes Arbeiten. Das Erreichen eines konzentrierten Arbeitszustands ist nämlich nicht ad hoc abrufbar und bedarf einen Rahmen ohne Ablenkung.

Verkalkte Prozesse sind nur schwer aufzubrechen

Dennoch tun sich die meisten Organisationen schwer auf die modernen Arbeitsrealitäten in konservativen Strukturen zu reagieren – die Asana-Studie weist auf wachsende Arbeitsbelastung und eine steigende Burnout-Tendenz der vergangenen Jahre hin. Entgegen der Annahme, dass durch die Arbeitszeitverkürzung mehr Freizeit entsteht, ist vor allem für Wissensarbeiter noch lange nach Verlassen des Büros kein Feierabend – insbesondere mit E-Mail-Anwendungen auf dem Smartphone.

Eine Lösung empfiehlt der Autor Aaron Dignan: radikales Abbauen von Meetings und anderen Zeitfressern und eine knallharte Bestandsaufnahme von den Organisationsaufgaben, die man wirklich braucht. Es bedarf nämlich nicht immer an Automatisierungsinstrumenten für die Steigerung der Produktion, sondern lediglich ehrliche Führung.

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